1. CHARTE VIE PRIVÉE DE L’ORDRE DES AVOCATS DU BARREAU DE MONS
La présente charte vie privée vous est adressée par l’Ordre des Avocats du Barreau de Mons dont les bureaux sont établis rue des droits de l’homme, 1 à 7000 Mons, sous le numéro d’entreprise 0858.343.102 (ci-après « nous », « notre », « nos »).
Nous assurons la protection de la vie privée de toutes les personnes dont nous traitons les données en qualité de responsable, voire responsable conjoint de traitements, mais aussi, le cas échéant en qualité de sous-traitant.
Pour les données traitées dans le cadre de l’aide juridique, nous vous informons agir conjointement avec les avocats, l’Ordre des barreaux francophones et germanophone de Belgique (OBFG) et l’Ordre des barreaux néerlandophones de Belgique (OVB).
Cette charte vie privée a pour objectif de vous expliquer qui nous sommes, quelles sont les données que nous traitons, pourquoi et comment nous traitons vos données personnelles, pendant combien de temps nous les traitons, à qui vos données peuvent être transmises et surtout quels sont vos droits sur vos données et comment vous pouvez les exercer, quand nous agissons en qualité de responsable des traitements.
Enfin, nous vous informons que vous pouvez aussi consulter les Politiques de protection de la vie privée propres aux applications pour lesquels nous collaborons, ou avec lesquels nous partageons vos données sur les sites internet de ces derniers, ou en suivant les liens :
- https://dp-a.be/fr;
- https://www.regsol.be/;
- https://www.salduzweb.be/
- http://www.frontbaj.be/log.aspx?ReturnUrl=%2f
A QUI S’ADRESSE CETTE DECLARATION ?
Cette déclaration est destinée aux personnes physiques qui :
- Naviguent sur notre site internet ;
- Assurent le rôle de contact chez l’un de nos fournisseurs ou fournisseurs potentiels ;
- Sont inscrites sur les liste des avocats, avocats stagiaires, avocats communautaires ou avocats honoraires tenues à jour par nos soins ;
- Agissent en qualité de contact ou de mandant d’un avocat ;
- Font appel à nous en leur qualité de justiciable ;
- Sont contactées par nos services en vue de participer à l’un de nos évènements ;
- Agissent en qualité de contacts auprès de toute entreprise quelconque (entreprise, jeune barreau, pouvoirs publics, fédération professionnelle d’employeurs ou de travailleurs, école, université...) partenaire, avec qui nous avons entretenu ou entretenons ou souhaitons entretenir une forme de collaboration et dont nous traitons les données à caractère personnel ;
- Portent plainte contre un avocat en qualité de justiciable ou de client de ce dernier ;
- Nous communiquent volontairement leurs données à caractère personnel appelées à figurer dans un fichier et notamment en nous contactons par le formulaire de contact repris sur notre site internet ;
Nous vous informons que vos données seront utilisées conformément à la présente déclaration de protection des données.
En outre, nous sommes amenés à traiter vos données, en qualité de responsable conjoints avec les avocats, l’OBFG et l’OVB dans le cadre des traitements réalisés à l’occasion de l’organisation de l’aide juridique.
Nous vous invitions à découvrir la charte vie privée de l’aide juridique en vous adressant par mail à l’adresse suivante : baj@barreaudemons.be ou par courrier à l’adresse suivante: Bureau d’aide juridique, rue des droits de l’homme, 1 à 7000 Mons.
QUELLES DONNÉES SONT TRAITÉES ?
Nous collectons uniquement des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est strictement nécessaire au regard des finalités énoncées ci-après.
De manière générale seront collectées et traitées les données :
• Relatives à l’identification, en ce compris les données suivantes : nom, prénom, adresse privée, téléphone, sexe, date et lieu de naissance, état civil, nationalité, photographie d’identité ;
• D’indentification informatique, en ce compris les données suivantes : adresse IP électronique de la personne, adresse e-mail, mot de passe généré automatiquement ;
• Sous forme d’images ou de photographies ;
• Financières ;
• Relatives aux caractéristiques personnelles ;
• Relatives aux qualifications professionnelles et à l’éducation, en ce compris les diplômes, grades, certificats, expérience professionnelle ;
• Qui s’avèreraient nécessaires aux missions dont nous serions investis ;
• Nécessaires à la défense de nos intérêts en justice ou les intérêts des tiers que nous défendons.
De manière plus spécifique aux avocats, seront traitées les données relatives :
o Aux sanctions administratives et disciplinaires ;
o Les données sensibles éventuelle dans le cadre de l’administration des plaintes et de l'assistance sociale aux avocats
o Aux résultats des épreuves, stages et autres examens organisés par les barreaux.
De manière plus spécifique aux justiciables, peuvent être traitées les données qui se trouvent dans leur dossier et notamment relatives :
o Aux suspicions, mises en accusation et condamnations pénales.
Certaines données complémentaires (p.ex. la langue de préférence, ...), peuvent s’avérer souhaitables mais nous ne les traitons que si vous choisissez de les partager avec nous, notamment lorsque vous naviguez sur notre site internet.
COMMENT COLLECTONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?
Nous collectons vos données par différents canaux :
Pour les avocats :
• Lorsque vous vous êtes identifié auprès de nos services en vue de votre inscription à l’une des listes d’avocats que nous gérons ;
• Lorsque vos données en tant qu’avocat ou candidat à l’inscription sur une des listes d’avocats que nous gérons nous sont communiquées par un autre Barreau ;
• Lorsque vos données nous sont communiquées par avocat.be ;
Pour les justiciables :
• Lorsque vous vous identifiez auprès de nos services, en qualité de justiciable, pour bénéficier des services découlant de notre mission légale et notamment l’aide juridique ou lorsque votre avocat partage avec nous vos données aux fins de bénéficier de nos services et notamment l’aide juridique ;
Pour les candidats en vue de leur recrutement :
• Lorsque vous vous identifiez auprès de nos services comme étant une personne de contact dans le cadre de l’une de nos collaborations ou d’une collaboration future, ou si vous êtes la personne de contact appropriée pour que nous puissions initier un contact dans le cadre des services que nous fournissons ou des évènements que nous organisons ;
Pour les autres personnes concernées :
• A votre initiative par tout acte positif clair, toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque, notamment e-mail, sms, oralement par téléphone, lors d’une visite, lors d’un événement, d’une formation par la remise de votre carte de visite ou de n’importe quelle autre manière ;
• Lorsque vos données sont divulguées publiquement ou si vous les avez vous-même rendues accessibles publiquement sur les médias publics/sociaux notamment professionnels (tel que Facebook, LinkedIn) ;
• Lorsque vous naviguez sur notre site internet, par l’entremise des cookies.
POURQUOI ET SUR QUELLE BASE LEGALE, TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES ?
Les finalités et la base de licéité de nos traitements varient en fonction des données traitées et des missions que nous réalisons.
1. S’agissant des données des justiciables, conformément aux dispositions des articles 508/1 et suivants du Code judiciaire, nous traitons, conjointement avec l’Ordre des barreaux Néerlandophones, (ci-après OVB) et Avocats.be, vos données afin d’assurer nos missions d’intérêt public dans le cadre de l’organisation de l’aide juridique.
Nous pouvons aussi être amenés à traiter vos données dans le cadre d’un contentieux qui vous oppose à un avocat avec l’Ordre des avocats du Barreau de Mons.
2. S’agissant des données des avocats, nous traitons vos données en vue de la réalisation de nos missions sur pied de nos obligations légales, conformément à l’article 6 §1 b) du RGPD.
Vos données sont dans ce cadre traitées, seul ou conjointement avec l’OBFG et l’OVB notamment pour :
• La gestion du conseil de l’Ordre ;
• La comptabilité générale ;
• La gestion des ressources humaines, (recrutement, paiement des salaires, …) ;
• L’aide juridique de 1ère ligne et de deuxième ligne ;
• La gestion et le contrôle de la formation continue ;
• La gestion du stage et de la formation initiale ;
• La gestion du tableau de l’Ordre ;
• L’exercice du pouvoir disciplinaire par l’Ordre ;
• La gestion des Commissions de l’Ordre ;
• L’organisation des conférences organisées par l’Ordre ;
• La gestion des services que nous organisons (bibliothèque) ;
• La gestion des activités et événements que l’Ordre organise ;
• La facturation ;
• L’envoi et le suivi des commandes d'ouvrages ;
• La réponse à vos demandes spécifiques.
Enfin, il relève de notre intérêt légitime ou de celui des tiers avec lesquels nous collaborons, d’utiliser certaines données à caractère personnel, afin de vous tenir informé de nos activités, publications, formations, concours, évènements par la communication des lettres d'information papier et électronique, en ce compris les promotions commerciales. Vous pouvez à tout moment vous désinscrire de ces listes en suivent ce « lien ».
Nous pouvons aussi être amenés à traiter vos données en vue de défendre nos intérêts ou ceux des tiers que nous défendons en justice.
3. S’agissant des données des personnes agissant en qualité de contact ou de mandant pour l’un des avocats inscrits sur l’une de nos listes, nous les traitons afin de réaliser les missions qui nous sont dévolues par le Code judiciaire, notamment les articles 32ter et 488 et suivants ainsi que leurs arrêtés d’exécutions.
4. S’agissant des données des personnes agissant en qualité de contact chez l’un de nos fournisseurs ou collaborateurs, vos données sont traitées afin de nous permettre de négocier et conclure avec votre entreprise, mais aussi de réaliser nos obligations contractuelles conformément aux dispositions de l’article 6 §1 c) du RGPD.
A défaut, il ne nous sera pas possible de débuter ou d’exécuter nos prestations.
Il en va aussi ainsi lors du recrutement.
De manière générale et si nécessaire, nous utilisons certaines données, mais jamais des données dites sensibles, pour répondre à notre intérêt légitime ou à ceux de tierces parties. Cela peut se produire, notamment :
• Pour offrir et promouvoir tous nos services et/ou messages informatifs qui correspondent à ce que vous pouvez raisonnablement attendre de nous dans le contexte de notre relation existante ou possible dans le futur ;
• Pour les contrôles d’accès notamment aux bâtiments et évènements que nous organisons ;
• Pour les contrôles et audits internes réalisés afin de garantir la sécurité et la continuité de nos systèmes et de nos projets.
Nous pouvons aussi être amenés à traiter vos données, sensibles ou ordinaires en vue d’introduire, exercer ou étayer une action en justice éventuelle.
Enfin, nous pouvons aussi traiter vos données à caractère personnel conformément à votre consentement exprès écrit ou verbal. Votre consentement sera soit fondé sur un formulaire de consentement soit sur tout acte positif clair que vous aurez posé, comme par exemple l’envoi spontané de vos données à des fins précises, le fait de poser sur une photographie prise à l’occasion des événements que nous organisons ou de marquer ou exprimer votre accord pour être pris en photographie et voir votre image diffusée par nos soins en vue d’assurer notre communication.
Pour les traitements qui se fondent sur notre intérêt légitime ou votre consentement vous pouvez à tout moment vous y opposer en nous écrivant via email à l’adresse : DPO@barreaudemons.be.
Vous trouverez plus d’information sur vos droits ci-après au point : QUELS SONT VOS DROITS ?
Vous pouvez obtenir plus de précisions sur nos traitements en vous adressant à nous ou à notre DPO ou par courrier à l’adresse suivante : rue des droits de l’hommes, 1 à 7000 Mons.
AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS DONNÉES ?
Nous partageons certaines de vos données personnelles uniquement si cela s’avère nécessaire pour la réalisation des finalités énumérées ci-avant, pour la bonne exécution de notre contrat, le respect d’une obligation légale ou la défense d’un intérêt légitime ou encore avec votre consentement.
Nous pouvons partager certaines données avec nos cocontractants, qualifiés de « sous-traitant » au sens de la législation relative à la protection des données, dans la mesure strictement nécessaire au fonctionnement d’applications ou systèmes de gestion informatisés ou non informatisés auxquels nous avons souscrit.
• Les Sous-traitants
Le barreau de Mons partage certaines données avec ses prestataires de service qualifiés de « sous-traitants » au sens du RGPD, dans le respect du principe de proportionnalité.
En outre, à défaut d’autre acte juridique qui lie le sous-traitant concerné au barreau de Bruxelles, un contrat, comportant des garanties appropriées, est conclu avec chaque sous-traitant.
• Employés et collaborateurs du barreau de Mons
Vos données sont également traitées par les membres de notre personnel ou collaborateurs permanents qui sont susceptibles d’être qualifiés de personnes agissant sous l’autorité du barreau de Mons, au sens de l’article 29 du RGPD. Pour ceux-ci, le barreau de Mons veillera à ce que l'accès aux données et les possibilités de traitement soient limités à ce qui est raisonnablement nécessaire à ces personnes pour l'exercice de leurs fonctions et l’accomplissement des tâches qui leur sont confiées.
• Autres responsables de traitement
Le barreau de Mons a mis en commun, avec les autres Ordres membres de l’Ordre des barreaux francophones et germanophone de Belgique (OBFG) et/ou de l’Orde van Vlaamse balies (OVB), des moyens techniques, dont principalement des logiciels et des plateformes informatiques.
Dans ce contexte, le barreau de Mons communique des données personnelles aux Ordres précités, dans le cadre de finalités qui lui sont propres et qui sont visées au point IV de cette Charte. Pour ces traitements, les autres Ordres précités revêtent la qualité de coresponsable de traitement au sens du RGPD.
Par ailleurs, le barreau de Mons communique des données aux autorités judiciaires ou administratives, ainsi qu’aux auxiliaires (lorsque que ceux-ci ne peuvent être qualifiés de sous-traitants) :
- dans le cadre de la défense de vos intérêts en justice ;
- lorsque cette communication lui est imposée par la loi, un décret ou toute disposition règlementaire applicable en Belgique et ;
- lorsque cette communication est ordonnée par une décision de justice ou par une autorité compétente.
La liste des sous-traitants, leur domaine d’activités, la finalité poursuivie et le cas échéant le pays dans lequel les données sont traitées et hébergées sont disponibles à la première demande. Vous pouvez nous écrire à l’adresse : DPO@barreaudemons.be
TRANSFERONS-NOUS VOS DONNEES HORS DE L’UNION EUROPEENNE ?
Les transferts des données vers un pays hors de l’Union ne seront autorisés que si et seulement si :
• La Commission européenne a rendu une décision accordant un niveau de protection adéquate et équivalent à celui prévu par la législation européenne ;
• Le transfert est couvert par une mesure adéquate accordant un niveau de protection équivalent à celui prévu par la législation européenne, telle que les Clauses Standard de la Commission, le consentement.
COMBIEN DE TEMPS GARDONS-NOUS VOS DONNÉES ?
Vos données seront conservées durant toute la durée de notre relation contractuelle et ensuite tant que la loi nous l’impose, et ce, en vue de répondre à nos obligations légales, notamment ordinales, fiscales et comptables. Au-delà de ce délai, vos données seront détruites.
La gestion des comptes des avocats et des données des avocats sera conservée 10 ans après l’omission ou la radiation du tableau, conformément à nos obligations légales.
Au terme de cette période, ces données pourront être anonymisées en vue de réaliser nos obligations de statistiques.
Dans le cadre de la gestion de vos demandes de renseignements ou relatives à vos droits en qualité de personnes concernées, vos données sont conservées 5 ans maximum à compter du dépôt de la demande.
Pour plus d’information sur la durée du traitement de vos données ou de conservation, vous pouvez nous écrire à l’adresse mail suivante : DPO@barreaudemons.be
COMMENT ASSURONS NOUS LA SECURITE DE VOS DONNEES ?
Nous mettons tout en œuvre pour sécuriser vos données personnelles de manière optimale contre toute utilisation illicite. Pour cela, nous recourons à des mesures physiques, administratives organisationnelles et technologiques répondant aux règles de l’art.
A titre d’exemple : nous limitons les accès de notre système informatique à nos équipes et selon les stricts besoins de chaque membre au regard de sa fonction et de ses tâches ; nous avons mis en place une politique interne de protection de la vie privée ; nous ne manquons pas de faire appel à des processus de pseudonomysation ou d’anonymisation dès que possible.
QUELS SONT VOS DROITS ?
Nous accordons une attention particulière aux droits dont vous disposez en qualité de personnes concernées. A cet effet, nous vous invitons à prendre contact avec notre pilote RGPD à l’adresse mail suivante : DPO@barreaudemons.be par courrier à notre adresse de contact : Barreau de Mons, rue des droits de l’hommes, 1 à 7000 Mons.
Excepté si une disposition légale en vigueur en Belgique, en ce compris le RGPD ou le secret professionnel s’y opposent, en vertu de la réglementation vous avez les droits suivants :
• Le droit d’accès en ce compris le droit de savoir si nous traitons vos données ;
• Le droit d’avoir une copie des données traitées ;
• Le droit de rectification des données traitées ;
• Le droit d’opposition des données traitées ;
• Le droit de limiter le traitement des données traitées :
o Si vous contestez l’exactitude de ces données ;
o Dans l’attente de l’évaluation des intérêts en présence avant l’exercice du droit d’opposition au traitement de certaines de vos données personnelles ;
o Si le traitement de vos données personnelles était illégitime, mais que vous ne souhaitez néanmoins pas exercer votre droit à l’effacement des données ;
o Si nous n’avons plus besoin de vos données personnelles, mais que vous en avez besoin dans le cadre d’une action en justice.
• Le droit à l’effacement des données traitées ;
• Le droit à la portabilité des données traitées, si vos données sont traitées dans le cadre de nos obligations contractuelles ou d’un consentement ;
• Le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données :
www.autoriteprotectiondonnees.be/
Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles
Téléphone : +32 (0)2 274 48 00
Télécopie : +32 (0)2 274 48 35
Courriel : contact@apd-gba.be
Vous pouvez exercer vos droits, ou nous faire part de vos suggestions et remarques en vous adressant à l’adresse mail suivante : secretaire@barreaudemons.be ; DPO@barreaudemons.be ou par envoi postal à l’adresse suivante :
Barreau de Mons
Rue des droits de l’homme, 1
7000 Mons
Nous ne manquerons pas de donner suite à votre demande dans les meilleurs délais et au plus tard dans le mois qui suit la réception de votre demande, nous vous informerons des suites que nous y avons accordées.
Selon la difficulté de votre demande ou le nombre de requêtes que nous recevons, ce délai pourra être prolongé de deux mois. Dans ce cas, nous vous avertirons de cette prolongation dans le mois suivant la réception de votre demande.
En toutes circonstances, lors de la communication de ces informations, nous sommes toujours dans l’obligation de tenir compte des droits et libertés des autres personnes.
2. LA POLITIQUE DES COOKIES
Nous utilisons des cookies sur nos sites internet. Un cookie est un code sous la forme d’un fichier stocké sur votre ordinateur. Lors d’une visite ultérieure sur notre site internet, ces cookies peuvent alors être reconnus. Les cookies nous aident à améliorer notre site, à faciliter votre navigation, ou encore à analyser notre audience.
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MODIFICATIONS
Nous pouvons à tout moment apporter, pour différentes raisons, des corrections, des compléments ou des modifications à la présente déclaration de protection des données et de la vie privée. La version la plus actuelle peut être consultée en permanence sur notre site internet.